Die Pflicht zur Zeiterfassung gilt für alle Unternehmen – auch für kleine

Dass das Bundesarbeitsgericht (BAG) am 13. September 2022 entschieden hat, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen, dürfte inzwischen hinlänglich bekannt sein.Wahrscheinlich ist ebenfalls bekannt, dass der Gesetzgeber mit einer konkreten gesetzlichen Neuregelung seit Jahren auf sich warten lässt. Deshalb ist bis heute nicht abschließend gesetzlich definiert, in welcher Form ein solches System gestaltet sein muss.

Was hingegen feststeht, ist, dass die grundsätzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung unabhängig von der Größe des Unternehmens gilt (Stand 16. September 2026). Auch kleine Unternehmen sind davon nicht grundsätzlich ausgenommen.

Deshalb möchten wir uns ansehen, was vor allem kleine und mittlere Unternehmen heute erfüllen müssen und wie eine digitale Zeiterfassung nicht nur eine gesetzliche Pflicht sein muss, sondern eine nachhaltige Verbesserung für das Unternehmen bieten kann.

Was müssen KMU heute tatsächlich erfüllen?

Nach der Rechtsprechung des BAG müssen Arbeitgeber ein System einführen, mit dem Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfasst werden können. Aus diesen Angaben lässt sich die tatsächlich geleistete tägliche Arbeitszeit bestimmen.

Für die praktische Zeiterfassung bedeutet das insbesondere:

• Beginn der Arbeitszeit
• Ende der Arbeitszeit
• Dauer der Arbeitszeit

Ein wichtiger Punkt sind dabei die Pausen. Ruhepausen gehören nach dem Arbeitszeitgesetz nicht zur Arbeitszeit. Bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs bis zu neun Stunden sind mindestens 30 Minuten Pause vorgeschrieben. Bei mehr als neun Stunden müssen es insgesamt mindestens 45 Minuten sein.

Die einzelnen Pausenzeiten müssen nach der derzeitigen allgemeinen Rechtslage nicht zwingend wie Beginn und Ende der Arbeitszeit separat gestempelt werden.

In der Praxis ist die Erfassung der Pausen trotzdem sinnvoll. Denn nur so lässt sich nachvollziehen, ob die vorgeschriebenen Ruhepausen tatsächlich eingehalten wurden.

Eine gute digitale Zeiterfassung sollte deshalb nicht nur Arbeitsbeginn und Arbeitsende kennen, sondern auch Pausen einfach erfassbar machen und idealerweise auf fehlende oder zu kurze Pausen hinweisen.

Muss die Zeiterfassung digital erfolgen?

Nein. Nach der derzeit geltenden Rechtslage ist eine elektronische Zeiterfassung in Deutschland noch nicht generell vorgeschrieben.

Hier muss allerdings ein großes Aber folgen.

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat im Juni 2026 einen neuen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt. Dieser sieht vor, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit grundsätzlich am Tag der Arbeitsleistung elektronisch aufzuzeichnen.

Es handelt sich noch nicht um geltendes Recht. Der Entwurf kann sich im weiteren Gesetzgebungsverfahren noch verändern.

Die Richtung ist trotzdem klar. Der Gesetzgeber möchte die elektronische Arbeitszeiterfassung ausdrücklich im Arbeitszeitgesetz verankern.

Da uns bei Keybuki kleine Unternehmen besonders wichtig sind, ist eine geplante Ausnahme interessant. Arbeitgeber mit bis zu zehn Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern sollen nach dem derzeitigen Entwurf dauerhaft von der Vorgabe der elektronischen Form ausgenommen werden können.

Das bedeutet allerdings nicht, dass keine Pflicht für Unternehmen mit weniger als zehn Mitarbeitern besteht.Es bedeutet nur, dass Unternehmen mit weniger als zehn Mitarbeitern nicht zwingend die elektronische Form einhalten müssen.

Die grundsätzliche Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit bleibt bestehen.

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Geplante Übergangsfristen

Der Referentenentwurf sieht außerdem Übergangsfristen vor. Unternehmen sollen also nicht von heute auf morgen gezwungen werden, ihre bestehende Zeiterfassung auf ein elektronisches System umzustellen.

Nach dem derzeitigen Entwurfsstand sind folgende Fristen vorgesehen:

Unternehmen mit weniger als 50 Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern sollen bis zu fünf Jahre Zeit für die Umstellung auf die elektronische Form erhalten.

Unternehmen mit weniger als 250 Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern sollen eine Übergangsfrist von zwei Jahren erhalten. Für größere Unternehmen gilt eine kürzere Übergangsfrist.

Arbeitgeber mit bis zu zehn Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern sollen, wie bereits erwähnt, dauerhaft von der Vorgabe der elektronischen Form ausgenommen bleiben.

Ist Vertrauensarbeitszeit weiterhin möglich?

Ja, die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung schafft Vertrauensarbeitszeit nicht ab. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer können, sofern es die arbeitsvertraglichen Vereinbarungen und die gesetzlichen Arbeitszeitgrenzen zulassen, weiterhin flexibel entscheiden, wann sie ihre Arbeit erledigen.

Was sich verändert, ist lediglich die Dokumentation. Vertrauensarbeitszeit bedeutet also weiterhin, dass der Arbeitgeber nicht jede Minute der Arbeitsgestaltung kontrolliert. Sie bedeutet aber nicht, dass Arbeitszeiten überhaupt nicht erfasst werden müssen.

Natürlich gelten auch bei Vertrauensarbeitszeit die Vorschriften des Arbeitszeitgesetzes. Dazu gehört insbesondere die grundsätzlich vorgeschriebene ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden zwischen zwei Arbeitseinsätzen.Eine gute digitale Zeiterfassung sollte deshalb Flexibilität ermöglichen, ohne die gesetzlichen Rahmenbedingungen aus den Augen zu verlieren.

Arbeitszeiten sind doch nur für Lohnempfänger notwendig

Das ist der falsche Ansatz. Die gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung dient nicht primär dazu, am Monatsende den richtigen Lohn auszurechnen. Ein wesentlich wichtigerer Zweck ist der Arbeitsschutz.

Arbeitgeber müssen beispielsweise darauf achten, dass Arbeitszeitgrenzen, Pausen und Ruhezeiten eingehalten werden.Grundsätzlich darf die werktägliche Arbeitszeit acht Stunden nicht überschreiten. Sie kann auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb des gesetzlich vorgesehenen Ausgleichszeitraums durchschnittlich acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden.

Zwischen dem Ende eines Arbeitstages und dem nächsten Arbeitseinsatz liegen grundsätzlich mindestens elf Stunden Ruhezeit. Und nach mehr als sechs Stunden Arbeit muss eine Pause eingelegt werden. Genau an dieser Stelle zeigt sich der Unterschied zwischen bloßer Dokumentation und einer guten digitalen Zeiterfassung.

Ein handschriftlicher Stundenzettel kann Arbeitszeiten dokumentieren. Er warnt aber nicht automatisch davor, dass ein Mitarbeiter bereits seit mehr als sechs Stunden ohne Pause arbeitet. Eine Excel-Tabelle weist nicht zwangsläufig darauf hin, dass zwischen Feierabend am Dienstag und Arbeitsbeginn am Mittwoch weniger als elf Stunden liegen.

Ein gutes System kann genau solche Zusammenhänge erkennen und Verantwortliche oder Beschäftigte darauf aufmerksam machen. Die Zeiterfassung wird damit von einer reinen Dokumentationspflicht zu einem Werkzeug, das dabei hilft, Arbeitszeitregelungen im Alltag einzuhalten.

Papier ist zurzeit nicht rechtswidrig

Gelegentlich wird in Blogbeiträgen oder auf LinkedIn aus einem Gesetzesentwurf bereits geltendes Recht.Dann liest man schnell Aussagen wie „Stundenzettel sind jetzt verboten.“ oder „Excel ist nicht mehr gesetzeskonform.“

Beides ist in dieser Pauschalität derzeit nicht richtig. Die bestehende Rechtsprechung schreibt bislang keine generell verpflichtende elektronische Form für alle Arbeitgeber vor. Entscheidend ist zunächst, dass ein tatsächlich genutztes System zur Erfassung der Arbeitszeit vorhanden ist. Das BAG selbst hat ausdrücklich keine generelle Pflicht zur Einführung eines elektronischen Systems festgestellt.

Auch Excel ist nicht automatisch rechtswidrig. Im Zusammenhang mit der geplanten gesetzlichen Neuregelung werden Tabellenkalkulationsprogramme sogar ausdrücklich als eine mögliche Form genannt. Das bedeutet allerdings nicht, dass Excel für ein Unternehmen automatisch die beste Lösung ist.

Mit fünf Mitarbeitern mag eine Tabelle noch übersichtlich wirken. Mit zehn, zwanzig oder fünfzig Mitarbeitern entstehen schnell ganz andere Fragen:

1. Wer hat seine Zeiten bereits eingetragen?
2. Welche Einträge wurden nachträglich verändert?
3. Fehlen Pausen?
4. Wurden Arbeitszeitgrenzen überschritten?
5. Sind die notwendigen Ruhezeiten eingehalten?
6. Welche Datei ist eigentlich die aktuelle?
7. Und wer kontrolliert das alles?

Papier und Excel können also zulässig sein. Ob sie eine echte Erleichterung für Mitarbeiter, Geschäftsführung oder Personalabteilung darstellen, ist eine ganz andere Frage.

Eine objektive, verlässliche und zugängliche Zeiterfassung sollte es dennoch sein

Der Europäische Gerichtshof hat für Arbeitszeiterfassung drei wichtige Eigenschaften formuliert:objektiv, verlässlich und zugänglich. An diesen drei Begriffen können sich auch kleine Unternehmen bei der Auswahl eines Systems orientieren.

Objektiv

Eine Mitarbeiterin war nicht „ungefähr um acht Uhr“ da und ist „gegen fünf“ gegangen. Arbeitszeiten sollten anhand konkreter Angaben nachvollziehbar sein.

Aus „ca. 8 bis 17 Uhr“ wird beispielsweise: 08:03 Uhr bis 16:47 Uhr.

Verlässlich

Arbeitszeitdaten sollten konsistent erfasst und zuverlässig gespeichert werden. Dazu gehört auch, dass Verantwortlichkeiten klar sind und Daten nicht irgendwo zwischen Stundenzetteln, verschiedenen Excel-Versionen und E-Mail-Anhängen verschwinden.

Bei einem digitalen System kommen außerdem Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit hinzu. Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten und müssen entsprechend verarbeitet und geschützt werden.

Zugänglich

Wenn hinter Halle 3 zwei Kilometer vom eigentlichen Arbeitsplatz entfernt, das einzige Zeiterfassungsterminal steht, gibt es zwar ein System – besonders zugänglich ist es aber nicht. Gerade KMU sollten deshalb darauf achten, dass Mitarbeiter ihre Arbeitszeit möglichst dort erfassen können, wo sie tatsächlich arbeiten.

Das kann beispielsweise über den Browser am PC, das Smartphone oder ein zusätzliches Terminal erfolgen. Entscheidend ist nicht, möglichst viele technische Möglichkeiten anzubieten. Entscheidend ist, dass die Zeiterfassung im Arbeitsalltag so einfach funktioniert, dass sie tatsächlich genutzt wird.

Fazit

Arbeitszeiterfassung ist Pflicht. Für Unternehmen kann sie aber deutlich mehr sein als das. Die gesetzlichen Mindestanforderungen irgendwie zu erfüllen, ist das eine. Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine einfache und nachvollziehbare Zeiterfassung zur Verfügung zu stellen und gleichzeitig Arbeitszeitregeln, Pausen und Ruhezeiten im Blick zu behalten, ist etwas anderes.

Gerade kleine Unternehmen sollten deshalb nicht ausschließlich darauf schauen, wann eine elektronische Zeiterfassung möglicherweise gesetzlich vorgeschrieben wird. Sie sollten vielmehr nach den richtigen Tools für ihr Unternehmen suchen und eines aussuchen, das zur Personalabteilung und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern passt.