Die Pflicht zur digitalen Personalakte

Die digitale Transformation ist allgegenwärtig. Um die Digitalisierung zu beschleunigen, setzt die Politik auf Vorgaben und Gesetze, die digitale Unterlagenpflicht § 8. Die neue Fassung der Beitragsverfahrensordnung schreibt ab dem 01.01.2027 die digitale Ablage gewisser Unterlagen vor.

Doch was genau bedeutet das für Unternehmen, welche Unterlagen müssen verpflichtend digital vorliegen und welche Dokumente müssen Unternehmen weiterhin physisch aufbewahren?

Beitragsverfahrensordnung § 8 Entgeltunterlagen

Der § 8 der Beitragsverfahrensordnung hat einen weitaus sperrigeren Namen als nur Entgeltunterlagen. Komplett heißt die Verordnung „Verordnung über die Berechnung, Zahlung, Weiterleitung, Abrechnung und Prüfung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags“.

Die Verordnung hat mehr als 45 Zeilen. Sie komplett durchzulesen, sofern man es aus beruflichen Gründen nicht muss, ist nicht zwingend zu empfehlen. Zusammengefasst besagt der Paragraph:

Arbeitgeber sind verpflichtet, für jeden Mitarbeiter eine lückenlose Dokumentation zu führen. Diese dient als Basis für die Betriebsprüfung und muss folgende Kernbereiche abdecken:

• Stammdaten & Beschäftigung: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit (bei Nicht-EWR-Bürgern) sowie Beginn, Ende und Art der Tätigkeit.
• Abrechnungsdetails: Detaillierte Aufschlüsselung des Arbeitsentgelts, der Beitragsgruppen, der Einzugsstelle sowie der Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung.
• Sonderfälle: Dokumentation von Kurzarbeitergeld, Altersteilzeit, Wertguthaben und Elterneigenschaft (für die Pflegeversicherung).
• Elektronische Nachweispflicht: Ergänzende Dokumente wie Befreiungsanträge, SV-Meldungen und Mindestlohn-Aufzeichnungen müssen grundsätzlich elektronisch archiviert werden. Eine Befreiung von der rein digitalen Führung ist nur noch auf Antrag und bis maximal 31.12.2026 möglich.

Das klingt kompliziert, ist es aber eigentlich nicht. Wenn du Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Personalstammblätter und vertragliche Vereinbarungen zu Sonderfällen wie beispielsweise der Altersteilzeit in einer digitalen Personalakte abgelegt hast, hast du bereits 80-90 % der gesetzlichen Anforderung erfüllt.

Diese Dokumente werden in der digitalen Personalakte häufig vergessen

Zusätzlich zu den oben genannten Dokumenten schreibt § 8 BVV weitere Dokumente für die Betriebsprüfung vor, die allerdings häufig fehlen.

• Nachweise zur Elterneigenschaft und Kinderanzahl:
  Wegen der Pflegereform reicht es nicht mehr aus, nur noch zu sagen, ein Mitarbeiter hat Kinder. Es werden digitale Nachweise aller Kinder unter 25 Jahren benötigt, beispielsweise die Kopien der Geburtsurkunden.
• Immatrikulationsbescheinigungen:
  Wegen der Versicherungsfreiheit der Kranken-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung muss natürlich nachgewiesen werden, dass Werkstudenten wirklich studieren. Dafür benötigen Unternehmen eine Studienbescheinigung für jedes Semester.
• Befreiungsanträge von der Rentenversicherungspflicht:
  Minijobber lassen sich häufig von der Rentenversicherungspflicht befreien. Lege dafür das Dokument, das den Eingang beim Arbeitgeber dokumentiert (Datum, Stempel), in der digitalen Personalakte ab.
• Unterlagen zur Staatsangehörigkeit:
  Bei Beschäftigten aus Nicht-EU-Staaten muss eine Kopie des gültigen Aufenthaltstitels inklusive der Arbeitserlaubnis in der digitalen Personalakte abgelegt werden. Das Dokument muss während der gesamten Beschäftigungszeit aktuell gehalten werden.

Sofern du eine digitale Arbeitszeiterfassung nutzt, solltest du der Vollständigkeit halber auch die Auswertung der Stunden am Monatsende ablegen.

Diese Dokumente solltest du physisch aufbewahren

Trotz der gesetzlichen Pflicht zur digitalen Personalakte sollten bzw. müssen einige Dokumente physisch aufbewahrt werden.

• Verträge oder Arbeitszeugnisse ohne qualifizierte elektronische Signatur:
  Durch das vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) wurde die digitale Transformation in Unternehmen gestärkt. Eine wesentliche Neuerung betrifft die Archivierungspflichten. Sofern Dokumente über eine qualifizierte elektronische Signatur verfügen, ist eine rein digitale Aufbewahrung rechtssicher möglich. Davon unberührt bleibt jedoch die Schriftform bei konventionell unterzeichneten oder nur einfach elektronisch signierten Dokumenten; diese müssen weiterhin rechtlich verbindlich in ihrer physischen Ursprungsform vorgehalten werden.

• Dokumente zur Beschäftigung von Nicht-EU-Ausländern
  Aufenthaltsgenehmigungen, Arbeitserlaubnisse und Ausweisdokumente von Nicht-EU-Ausländern müssen zwingend auch physisch aufbewahrt werden, wenn man die Grundsätze der ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung in elektronischer Form nicht gewährleisten kann, sprich die Dokumente müssen revisionssicher aufbewahrt werden. Sofern du eine digitale Personalakte nutzt, die revisionssicher ist und die Grundsätze der ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung beachtet, reicht auch hier die digitale Aufbewahrung.