Digitale Personalakte: Personalunterlagen rechtssicher & zentral verwalten
Digitalisiere deine Personalakten: Schnell. Automatisiert. Effizient
Die digitale Personalakte war noch nie so einfach. Belege erfassen, hochladen, abwarten, fertig. Keybuki erkennt und weist deine Dokumente dank smarter KI automatisch zu.
- 100-% lokal
- Fristenmanagement
- App-basiert
Die Vorteile der digitalen Personalakte
DSGVO-konform & lokal gehostet
Alle Daten deiner digitalen Personalakte liegen auf deutschen Servern, inklusive redundanter Backups auf unabhängigen Systemen für maximalen Schutz.
Systemunabhängiger KI-Workflow
Nutze unseren Sammel-Upload für blitzschnelle Verarbeitung von vielen Dokumenten. Keine komplexen Schnittstellen, keine Systemabhängigkeit.
GoBD-zertifizierter Änderungsschutz
Jedes deiner Dokumente wird kryptografisch gesichert. Zugriffe werden lückenlos protokolliert und automatische E-Mail-Alerts weisen dich auf Änderungen innerhalb der Dokumente hin.
App-basierte digitale Personalakte
Für eine noch effizientere Arbeitsweise steht dir unsere Keybuki-App zur Verfügung. Die App ist 100 % DSGVO-konform. Die intuitive Benutzeroberfläche sorgt außerdem für einen reibungslosen Workflow.
Dank des integrierten VisionKit musst du darüber hinaus nicht länger scannen, du kannst einfach ein Foto des Dokuments machen. Es schneidet das Dokument exakt aus, weist es automatisch dem Mitarbeiter zu und legt es in dem richtigen Ordner an.
KI-gestützte digitale Personalakte
Für den Start deiner digitalen Personalakte genügen wenige Pflichtangaben via CSV-Upload.
Eine vollständige Akte benötigt allerdings mehr Informationen. Lade dafür einfach das Personalstammblatt hoch, das System liest die relevanten Informationen aus, extrahiert sie und befüllt die Akte von allein.
Keine manuelle Eingabe, kein Aufwand, der automatisiert werden kann.
Befristungen, Jubiläen und Geburtstage immer im Blick
Verpasse nie wieder einen wichtigen Moment oder eine kritische Deadline.
Unser Fristen-Autopilot weist dich im Dashboard auf Geburtstage hin und sendet dir Erinnerungen zum Ende von Befristungen.
Die Art und Häufigkeit deiner Benachrichtigungen liegen komplett in deiner Hand. Wähle einfach deinen bevorzugten Kanal sowie den passenden Zeitplan direkt in den Einstellungen aus.
Die Vorteile der digitalen
Personalakte auf einen Blick
Rechtskonformität
Ab 2027 ist die digitale Personalakte in Deutschland verpflichtend. Analoge Akten sind damit ein Auslaufmodell.
Weniger Lagerraum
Digitale Personalakten benötigen keinen physischen Lagerraum mehr. Den toten Raum kannst du jetzt neu nutzen.
Mehr Effizienz
HR-Verantwortliche benötigen im Schnitt 18 Minuten um spezifische Dokumente in einer analogen Personalakte zu finden. Dank Volltextsuche benötigst du dafür keine 10 Sekunden mehr.
Mobile HR-Verwaltung
Sämtliche Akten und Dokumente lassen sich ortsunabhängig verwalten sowie freigeben. Zudem können Mitarbeiter ihre Akten und Dokumente ebenfalls jederzeit und von überall einsehen.
Der richtige Plan für
dein Unternehmen
1 – 20 Mitarbeiter
- KI-gestützte Analyse
- 3 Zugänge für deine HR-Abteilung
- Befristungserkennung
- Automatische Dokumenterkennung
- Keine Bankinformationen
21 – 50 Mitarbeiter
- KI-gestützte Analyse
- 3 Zugänge für deine HR-Abteilung
- Befristungserkennung
- Automatische Dokumenterkennung
- Keine Bankinformationen
51 – 100 Mitarbeiter
- KI-gestützte Analyse
- 3 Zugänge für deine HR-Abteilung
- Befristungserkennung
- Automatische Dokumenterkennung
- Keine Bankinformationen
1 – 20 Mitarbeiter
12,99 € pro Monat
- KI-gestützte Analyse
- 3 Zugänge für deine HR-Abteilung
- Befristungserkennung
- Automatische Dokumenterkennung
- Keine Bankinformationen
*Teste uns 14 Tage völlig unverbindlich. Keine Kreditkarte erforderlich. Wenn du danach weitermachen willst, zahlst du für das Jahresabo nur 155,88 € (entspricht 12,99 € pro Monat).
21 – 50 Mitarbeiter
29,99 € pro Monat
- KI-gestützte Analyse
- 3 Zugänge für deine HR-Abteilung
- Befristungserkennung
- Automatische Dokumenterkennung
- Keine Bankinformationen
*Teste uns 14 Tage völlig unverbindlich. Keine Kreditkarte erforderlich. Wenn du danach weitermachen willst, zahlst du für das Jahresabo nur 359,88 € (entspricht 29,99 € pro Monat).
51 – 100 Mitarbeiter
49,99 € pro Monat
- KI-gestützte Analyse
- 3 Zugänge für deine HR-Abteilung
- Befristungserkennung
- Automatische Dokumenterkennung
- Keine Bankinformationen
*Teste uns 14 Tage völlig unverbindlich. Keine Kreditkarte erforderlich. Wenn du danach weitermachen willst, zahlst du für das Jahresabo nur 599,88 € (entspricht 49,99 € pro Monat).
Du hast Fragen? Wir haben Antworten
Hat Keybuki eine Schnittstelle zu DATEV?
Keybuki nutzt einen systemunabhängigen KI-Workflow, der die klassische Schnittstelle oft überflüssig macht.
Anstatt sich auf eine komplexe API-Anbindung zu verlassen, nutzt du einfach unseren Sammel-Upload. Das funktioniert mit Exporten aus DATEV genauso reibungslos wie mit P&I LOGA, Personio oder anderen Systemen. Du lädst einfach den Stapel Gehaltsabrechnungen hoch, unsere KI erkennt die Mitarbeiter automatisch und sortiert alles in Sekunden ein.
Ist Keybuki GoBD- und DSGVO-konform?
Ja. Keybuki erfüllt die Anforderungen der DSGVO und der GoBD. Alle Daten werden ausschließlich auf deutschen Servern verarbeitet und gespeichert. KI-gestützte Funktionen wie OCR und Dokumentenerkennung laufen vollständig lokal.
Ist eine digitale Personalakte Pflicht?
Obwohl die reine Führung einer digitalen Akte formal oft noch optional erscheint, erzwingen Gesetze wie das BEG IV und die modernisierte Nachweispflicht bis spätestens 2027 den Umstieg.
Unternehmen müssen Arbeitsbedingungen und Dokumente zunehmend digital rechtssicher bereitstellen. Wer die Übergangsphase bis 2027 nicht nutzt, riskiert Sanktionen bei Betriebsprüfungen.
Ist die Keybuki-App kostenlos?
Selbstverständlich ist die Keybuki-App für unsere Kunden kostenlos. Sie ist Teil unserer Lösung und sorgt dafür, dass HR-Verantwortliche von überall auf die Dokumente der Mitarbeiter zugreifen können.
Gibt es Mindestlaufzeiten?
Nicht direkt. Wenn du unsere monatlichen Abos abschließt, kannst du jederzeit dein Abo kündigen.
Falls du das Jahresabo abschließt, geht dies nur zum Ende deines Abos.