Datenschutz und Sicherheit:Unser Sicherheitsversprechen
Personalakten beinhalten die sensibelsten Daten Ihres Unternehmens. Daher ist Sicherheit für uns kein Extra, sondern das Fundament für eine verlässliche Partnerschaft.
100 % Hosting in Deutschland
- Server, Backups und Verarbeitung geschehen ausschließlich in Deutschland
- Server werden von Hetzner bereitgestellt (ISO/IEC 27001:2022 zertifiziert)
- Kein Routing über US-Cloud-Dienste, kein Datentransfer in Drittländer.
Verschlüsselung auf allen Ebenen
- Transportverschlüsselung: Jede Verbindung zu Bukipi ist TLS-verschlüsselt (HTTPS). Niemand kann deine Daten auf dem Übertragungsweg mitlesen.
- Backup-Verschlüsselung: Alle automatischen Sicherungen werden mit AES-256 verschlüsselt – dem gleichen Standard, den Banken und Behörden verwenden.
- Getrennte Backup-Speicherung: Sicherungen werden auf einem physisch getrennten Speichersystem aufbewahrt. Selbst bei einem kompletten Serverausfall sind Ihre Daten sicher.
Starke Authentifizierung
- Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA): Jeder User kann eine Zwei-Faktor-Authentifizierung in den Einstellung aktivieren, wahlweise per E-Mail-Code oder Authenticator-App (TOTP). Ein gestohlenes Passwort allein reicht nicht aus.
- Rollenbasiertes Berechtigungssystem: Mitarbeiter sehen nur ihre eigene Akte. HR-Verantwortliche sehen nur die ihnen zugewiesenen Personalakten. Administratoren verwalten Zugänge. Niemand hat mehr Zugriff als nötig.
Lückenlose Nachvollziehbarkeit
- Audit-Log: Jede Aktion in Bukipi wird protokolliert: Wer hat wann welches Dokument hochgeladen, angesehen, bearbeitet oder gelöscht? Diese Protokolle sind unveränderlich und erfüllen die Anforderungen der GoBD an revisionssichere Aufbewahrung.
- Löschprotokoll: Bei jeder Löschung eines Mitarbeiters oder eines Dokuments wird automatisch ein Löschprotokoll zur genauen Nachvollziehbarkeit erstellt.
Sichere Löschung mit Sicherheitsnetz
- Versehentlich gelöscht? Gelöschte Dokumente und Mitarbeiter landen zunächst für 30 Tage im Papierkorb und können jederzeit wiederhergestellt werden.
- DSCVO-Löschpflichten: Nach den 30 Tagen werden Dokumente unwiderruflich gelöscht.
Automatische Backups
Deine Daten werden jede Nacht automatisch gesichert:
- Tägliche Backups– die letzten 7 Tage
- Wöchentliche Backups– die letzten 4 Wochen
- Monatliche Backups– der letzte Monat
- Maximale Aufbewahrung: 60 Tage (DSGVO-konform)
Alle Backups werden verschlüsselt über SSH auf ein separates Speichersystem in einem deutschen Rechenzentrum übertragen.
Deine Daten gehören Dir
- Gemäß Art. 20 DSGVO kannst du jederzeit einen vollständigen Export aller Personalakten erstellen
- Ordnerstruktur und alle Dokumenten werden als ZIP-Datei heruntergeladen
- Kein Vendor-Lock-in, kein Kleingedrucktes.
Aufbewahrungsfristen
- Gemäß Art. 20 DSGVO kannst du jederzeit einen vollständigen Export aller Personalakten erstellen
- Ordnerstruktur und alle Dokumenten werden als ZIP-Datei heruntergeladen
- Kein Vendor-Lock-in, kein Kleingedrucktes.
Fragen zur Sicherheit?
Transparenz ist uns wichtig. Wenn du detaillierte Informationen zu unseren technischen und organisatorischen Maßnahmen benötigst, kontaktiere uns jederzeit unter datenschutz@bukipi.de.