Zugänge teilen

Erfahre, wie du deinen Mitarbeitern aus der Digitalen Personalakte heraus Zugang zu ihren eigenen Akte geben kannst.

Worum geht es?

Als HR-Verantwortliche verwaltest du in der Digitalen Personalakte Arbeitsverträge, Bescheinigungen, Zeugnisse und weitere Dokumente Ihrer Mitarbeiter. Früher oder später kommt der Moment, in dem ein Mitarbeiter Zugriff auf seine eigenen Unterlagen braucht, sei es der Arbeitsvertrag für einen Kreditantrag, eine Bescheinigung für das Finanzamt oder einfach die letzte Gehaltsabrechnung.

Anstatt Dokumente per E-Mail zu verschicken oder Kopien anzufertigen, kannst du in Keybuki den Zugang direkt aus der Personalakte heraus teilen. Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail mit einem Link, über den er ein eigenes Passwort setzen und sich anmelden kann. Danach sieht er genau die Dokumente, die du für ihn freigegeben hat.

Welche Möglichkeiten gibt es?

Keybuki bietet zwei Wege, Mitarbeitern Zugang zu gewähren:

Gesamte Akte teilen: Über den Button „Zugang teilen“ in der Mitarbeiter-Detailansicht gibst du dem Mitarbeiter Zugriff auf seine gesamte Personalakte. Alle vorhandenen Dokumente werden automatisch freigegeben, und auch künftig hochgeladene Dokumente sind für den Mitarbeiter sofort sichtbar. Das ist der empfohlene Weg, wenn der Mitarbeiter dauerhaft Einblick in seine Unterlagen haben soll.

Einzelne Dokumente freigeben: Über das Drei-Punkte-Menü bei einem Dokument kannst du gezielt einzelne Unterlagen für den Mitarbeiter freigeben. Das ist sinnvoll, wenn nur bestimmte Dokumente sichtbar sein sollen, etwa ein aktuelles Arbeitszeugnis, aber nicht die interne Personalbeurteilung.

Was passiert, wenn ich einen Zugang teile?

Wenn du „Zugang teilen“ wählst, passiert Folgendes:

Keybuki erstellt automatisch einen Benutzeraccount für den Mitarbeiter mit der in den Stammdaten hinterlegten E-Mail-Adresse. Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail mit einem persönlichen Link, über den er sein Passwort festlegen kann. Sobald das Passwort gesetzt ist, kann sich der Mitarbeiter anmelden und seine freigegebenen Dokumente einsehen. Alle Dokumente in seiner Personalakte werden als freigegeben markiert.

Wichtig: Der Mitarbeiter sieht ausschließlich seine eigenen Dokumente. Ein Zugriff auf Unterlagen anderer Mitarbeiter oder auf HR-Funktionen ist nicht möglich.

Voraussetzungen

Damit der Zugang funktioniert, muss beim Mitarbeiter eine gültige E-Mail-Adresse in den Stammdaten hinterlegt sein. Diese wird sowohl für den Versand der Einladung als auch als Benutzername für die Anmeldung verwendet. Falls noch keine E-Mail-Adresse vorhanden ist, trag diese bitte vorher in den Mitarbeiterstammdaten ein.

Zugang widerrufen

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt oder der Zugang nicht mehr benötigt wird, kannst du ihn jederzeit über die Mitarbeiter-Detailansicht widerrufen. Der Mitarbeiter kann sich danach nicht mehr anmelden, und die Dokumente sind für ihn nicht mehr sichtbar. Die Dokumente selbst bleiben in der Personalakte erhalten, es wird nur der Zugang deaktiviert.