Versionierung richtig nutzen
Dokumentenversionierung in der Digitalen Personalakte
Erfahre, warum Keybuki Dokumente versioniert statt überschreibt und wie du als HR-Verantwortlicher oder HR-Verantwortliche mit neuen Dokumentversionen arbeitest.
Warum Versionierung?
In einer Personalakte ändern sich Dokumente regelmäßig. Ein Mitarbeiter bekommt einen neuen Arbeitsvertrag, eine Gehaltsanpassung oder eine aktualisierte Zusatzvereinbarung. Im klassischen Papierordner würde man die alte Version einfach durch die neue ersetzen — in einer digitalen Personalakte wäre das ein Problem.
Der Grund: In Deutschland unterliegen Personalakten strengen Aufbewahrungs- und Nachweispflichten. Wenn ein früherer Arbeitsvertrag einfach gelöscht oder überschrieben wird, lässt sich im Nachhinein nicht mehr nachvollziehen, welche Bedingungen zu einem bestimmten Zeitpunkt galten. Das kann bei arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen, Betriebsprüfungen oder internen Audits zum Problem werden.
Keybuki löst das durch eine automatische Versionierung: Wenn Sie ein Dokument als neue Version hochladen, bleibt die vorherige Fassung erhalten und wird als ältere Version gekennzeichnet. In der Übersicht sehen Sie immer die aktuelle Version, können aber jederzeit auf den Versionsverlauf zugreifen.
Wie funktioniert die Versionierung?
Wenn du ein bestehendes Dokument aktualisieren möchtest, nutze den Button „Neue Version hochladen“ beim jeweiligen Dokument. Keybuki verknüpft die neue Datei automatisch mit dem bestehenden Dokument und markiert sie als aktuelle Version. Die bisherige Version wird als Vorgänger archiviert. Sie bleibt vollständig erhalten, wird aber in der Standardansicht nicht mehr angezeigt.
Jede Version erhält eine fortlaufende Versionsnummer. So entsteht über die Zeit eine lückenlose Dokumentenhistorie, die jederzeit nachvollziehbar ist.
Wichtig: Ein normaler Upload über den „Hochladen“-Button erstellt immer ein neues, eigenständiges Dokument. Die Versionierung greift nur, wenn du bewusst „Neue Version hochladen“ bei einem bestehenden Dokument wählst.
Warum nicht einfach löschen und neu hochladen?
Auf den ersten Blick scheint es einfacher, ein veraltetes Dokument zu löschen und die neue Fassung hochzuladen. Aus mehreren Gründen ist die Versionierung der bessere Weg:
1
Die Nachvollziehbarkeit geht verloren. Wenn ein Mitarbeiter 2024 unter anderen Vertragsbedingungen gearbeitet hat als 2026, muss das im Zweifel belegbar sein. Die Versionierung dokumentiert, welches Dokument wann gültig war.
2
Die Versionierung schützt vor versehentlichem Datenverlust. Wird ein Dokument irrtümlich gelöscht oder das falsche Dokument hochgeladen, ist die vorherige Version noch vorhanden und kann wiederhergestellt werden.
3
Die Versionierung unterstützt die Revisionssicherheit. Jedes Dokument in Keybuki wird mit einem SHA-256-Hash gesichert und im Audit-Log protokolliert. Die Versionierung stellt sicher, dass dieser Prüfpfad nicht unterbrochen wird — ein wichtiger Baustein für die GoBD-konforme Aufbewahrung.
Typische Anwendungsfälle
Die Versionierung ist besonders nützlich bei Arbeitsverträgen, wenn sich Konditionen ändern, etwa durch eine Entfristung, Gehaltserhöhung oder Änderung der Arbeitszeit. Ebenso bei Zusatzvereinbarungen, die einen bestehenden Vertrag ergänzen oder ersetzen.
Auch bei aktualisierten Zertifikaten und Qualifikationen, deren Vorgängerversion dokumentiert bleiben sollte, sowie bei Bescheinigungen, die regelmäßig erneuert werden, wie etwa Gesundheitszeugnisse oder Sicherheitsunterweisungen.