Digitale Personalakte und Mitarbeiterportal effizient vereint
Reduziere den Erfassungsaufwand durch digitale Workflows
Mit Keybuki verschmelzen Mitarbeiterportal und digitale Personalakte zu einer zentralen Lösung. Anstatt Daten nur zu verwalten, digitalisierst du deine gesamten Workflows.
- Digitale Personalakte
- Employee Self Service
- Mitarbeiterportal
Verbinde die Personalakte und das Portal für noch mehr Effizienz und Automatisierung
Self-Service auch bei der digitalen Personalakte
Mitarbeiter können über das Mitarbeiterportal Zertifikate oder Führerscheine direkt in die digitale Personalakte hochladen. Das entlastet die HR-Abteilung zusätzlich.
Zugriff auf alle Dokumente per App
Dokumente und Akten werden direkt im Mitarbeiterportal freigegeben. Ein separater Login oder eine zusätzliche App sind nicht erforderlich.
Revisionssichere Ablage für alle Dokumente
Eingereichte Dokumente von Mitarbeitern werden direkt mit einem SHA-256-Hash versehen und GoBD-konform abgelegt. Außerdem können alle Änderungen über das Audit-Log verfolgt werden.
Alle Dokumente an einem Ort
Vereinfache eure Prozesse statt verschiedene Insellösungen zu verwalten. Mit der Kombination aus digitaler Personalakte und Mitarbeiterportal schaffst du eine zentrale Drehscheibe für alle Dokumente.
Dank GoBD-Konformität und moderner Verschlüsselung greifen HR und Belegschaft überall und jederzeit sicher auf alle Daten zu.
Einmal einreichen, überall abgelegt
Manuelle Stammdatenpflege und das Einscannen von Belegen kosten die HR-Abteilung wertvolle Zeit, die an anderer Stelle fehlt.
Durch den vollautomatisierten Self-Service im Mitarbeiterportal gehst du den entscheidenden Schritt in Richtung Entlastung: Dokumente werden direkt digital eingereicht, Prozesse beschleunigt und Freiräume für strategische Aufgaben geschaffen.
Digitalisierung, wie sie sein sollte
Gehaltsabrechnungen jederzeit griffbereit und Dokumente werden via Smartphone hochgeladen. So geht moderner HR-Service.
Durch das Mitarbeiterportal gehören zeitintensive Rückfragen und die Suche nach alten Abrechnungen der Vergangenheit an. Alle wichtigen Funktionen sind für deine Belegschaft zentral und mobil verfügbar.
Der richtige Plan für
dein Unternehmen
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Je mehr Module, desto mehr sparst du.
Du hast Fragen? Wir haben Antworten
Wo werden meine Daten gespeichert?
Unsere Server stehen ausschließlich in Deutschland. Dies gewährleistet eine hohe Datensouveränität und Übereinstimmung mit deutschen Datenschutzstandards.
Darf ich Papierakten nach der Digitalisierung vernichten?
Grundsätzlich ja (ersetzendes Scannen), aber Dokumente mit „Schriftformerfordernis“ (z. B. eigenhändig unterschriebene Kündigungen oder befristete Arbeitsverträge) sollten oft im Original aufbewahrt werden, um im Prozessfall absolute Beweissicherheit zu haben.
Kann ich Keybuki kostenlos testen?
Ja, es gibt eine 14-tägige kostenlose Testphase. Nach Ablauf der Testphase bleiben die Daten noch 30 Tage gespeichert, falls du dir deine Entscheidung etwas länger überlegen möchtest.
Wie lange müssen Dokumente aufbewahrt werden?
Die Software erinnert an Fristen.
Standardmäßig sind es oft 3 Jahre nach Ende des Kalenderjahres, in dem das Arbeitsverhältnis endete (Verjährungsfrist), für steuerrelevante Unterlagen jedoch 6 oder 10 Jahre.
Welche Integrationen gibt es?
Das System unterstützt Kalender-Integrationen (Google, Apple, Outlook) für Fristen und Geburtstage.
