Digitales Korrespondenzmanagement: Dokumente erstellen, verschicken und unterschreiben
Automatisiere deinen Briefverkehrmit deinen Mitarbeitern.
Optimiere dein Korrespondenzmanagement, indem du Dokumente flexibel aus Word anlegst, bestehende PDFs direkt digital unterschreibst und lückenlos protokollierst.
- Vorlagen
- Individuelle Anträge & Dokumente
- Haptische Unterschrift
Die Vorteile des digitalen Korrespondenzmanagements
Dokumente automatisiert erstellen
Wähle einfach eine Vorlage und einen Mitarbeiter aus. Die Generierung des Dokuments erfolgt daraufhin vollautomatisch.
Zustellung und Ablage innerhalb des Systems
Dokumente lassen sich direkt über das Mitarbeiterportal zustellen und automatisch in der digitalen Personalakte archivieren.*
*Verfügbarkeit abhängig von den gebuchten Modulen.
Einfache digitale Unterschrift integriert
Die einfache elektronische Signatur (EES) genügt für eine Vielzahl formfreier HR-Dokumente. In Kombination mit dem Korrespondenzmanagement digitalisierst du deinen kompletten Workflow.
Aus Word zum digitalen Workflow
Verwandle bestehende Word-Dateien in smarte digitale Vorlagen.
Nach dem Upload werden Felder wie Name, Adresse oder Geburtsdatum automatisch erkannt und lassen sich mit einem Klick für den jeweiligen Mitarbeiter vorausfüllen.
Richtige Unterschrift auf dem Smartphone
Du und dein Team unterschreibt Dokumente direkt am Smartphone, mit handschriftlicher Signatur.
Die Unterschrift wird sofort platziert, ergänzt durch ein lückenloses Prüfprotokoll für volle Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
Bestehende PDFs unterschreiben lassen
PDFs liegen bereits in der digitalen Personalakte, sind aber noch nicht unterschrieben oder nachweislich gelesen?
Kein Problem! Füge Signaturfelder einfach nachträglich ein und hole die Unterschriften digital ein. Ganz einfach mit nur einem Klick aus deiner digitalen Personalakte.
Der richtige Plan für
dein Unternehmen
Baue die perfekte Lösung für dein Unternehmen!
Je mehr Module, desto mehr sparst du.
Du hast Fragen? Wir haben Antworten
Was ist das Korrespondenzmanagement von Keybuki?
Mit dem Korrespondenzmanagement erstellst du Personaldokumente direkt aus Vorlagen, etwa Beschäftigungsbescheinigungen, Nebentätigkeitsgenehmigungen oder Einladungen zum BEM. Alle Daten, die du als Personaldaten in unserem Mitarbeiterportal oder der digitalen Personalakte hinterlegt hast, werden automatisch eingefügt.
Du kannst das Modul aber auch als Stand-alone-Lösung einkaufen.
Ist Keybuki GoBD- und DSGVO-konform?
Ja. Keybuki erfüllt die Anforderungen der DSGVO und der GoBD. Alle Daten werden ausschließlich auf deutschen Servern verarbeitet und gespeichert. KI-gestützte Funktionen wie OCR und Dokumentenerkennung laufen vollständig lokal.
Ist die digitale Unterschrift rechtsgültig?
Für die meisten Personaldokumente reicht die einfache elektronische Signatur, zum Beispiel für Bestätigungen, Anträge, Belehrungen oder formfreie Zusatzvereinbarungen. Für Dokumente mit gesetzlicher Schriftform gilt das nicht.
Kündigungen, Aufhebungsverträge und die Befristung eines Arbeitsvertrags müssen weiterhin auf Papier eigenhändig unterschrieben werden. Keybuki erleichtert hier die Erstellung, die Unterschrift erfolgt dann klassisch.
