Personalstammblätter auslesen

Personalstammblätter automatisch auslesen

Erfahre, wie Keybuki beim Hochladen eines Personalstammblatts die Mitarbeiterdaten automatisch erkennt, extrahiert und in das Profil übernimmt.

Was passiert beim Hochladen?

Wenn du ein Personalstammblatt in die Digitale Personalakte hochlädst, erkennt Keybuki den Dokumenttyp automatisch und startet im Hintergrund eine intelligente Analyse. Die enthaltenen Mitarbeiterdaten, wie Name, Adresse, Geburtsdatum, Steuer-ID oder Bankverbindung, werden ausgelesen und direkt in das Mitarbeiterprofil übertragen.

Der Upload selbst ist sofort abgeschlossen. Du kannst direkt weiterarbeiten, während die Datenextraktion im Hintergrund läuft.

Wie funktioniert die Analyse?

Die Verarbeitung erfolgt automatisch in drei Schritten:

Texterkennung: Zunächst wird der Text aus dem Dokument extrahiert. Bei digital erstellten PDFs geschieht das direkt aus der Datei, schnell und mit hoher Genauigkeit. Bei eingescannten Dokumenten oder Fotos kommt eine optische Zeichenerkennung (OCR) zum Einsatz, die den Text aus dem Bild herausliest.

Intelligente Datenextraktion: Im nächsten Schritt analysiert eine KI den erkannten Text und identifiziert die einzelnen Felder, zum Beispiel wo die IBAN steht, wo das Geburtsdatum zu finden ist oder welche Angabe die Steuer-ID ist. Dabei werden regelbasierte Muster und ein KI-Sprachmodell kombiniert, um auch bei unterschiedlichen Layouts zuverlässige Ergebnisse zu liefern.

Sichere Übernahme: Die erkannten Daten werden ausschließlich in Felder übertragen, die bisher leer sind. Bereits vorhandene Informationen im Mitarbeiterprofil werden niemals automatisch überschrieben, dadurch gehen keine bestehenden Daten verloren.

Diese Felder werden automatisch erkannt

Vorname

Nachname

Geburtsdatum

Geburtsort

Straße

PLZ

Ort

Telefon

E-Mail

Eintrittsdatum

Abteilung

Personalnummer

Steuer-ID

SV-Nummer

Steuerklasse

Krankenkasse

IBAN

BIC

Bank

Notfallkontakt

Warum läuft die Analyse im Hintergrund?

Texterkennung und Datenextraktion sind rechenintensive Vorgänge, insbesondere bei mehrseitigen Dokumenten oder eingescannten Formularen. Damit du beim Hochladen nicht warten musst, haben wir diesen Prozess bewusst vom Upload getrennt.

Sobald der Upload abgeschlossen ist, wird automatisch ein Verarbeitungsauftrag erstellt. Ein Hintergrundprozess nimmt diesen Auftrag auf und führt die Analyse durch. In den meisten Fällen sind die Daten innerhalb weniger Sekunden im Mitarbeiterprofil verfügbar.

Warum dauert es manchmal etwas länger?

In seltenen Fällen kann die Verarbeitung etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen. Das kann folgende Gründe haben:

Eingescannte Dokumente oder Fotos erfordern eine aufwändigere Bildanalyse als digital erstellte PDFs.
Mehrseitige Personalstammblätter werden vollständig analysiert. Danach wird jede Seite einzeln verarbeitet.
Mehrere Dokumente gleichzeitig: Wenn du etwa einen ganzen Stapel Stammblätter auf einmal hochlädst, werden die Aufträge der Reihe nach abgearbeitet.
Ungewöhnliche Layouts: Bei stark abweichenden Formularstrukturen benötigt die KI mehr Rechenzeit für eine sorgfältige Analyse.

Tipp: Wenn die Daten nach dem Upload noch nicht im Mitarbeiterprofil erscheinen, lade die Seite nach ca. 1-2 Minuten neu. In der Regel sind die Informationen dann verfügbar.