Kalender-Integration
Kalender-Integration
Erfahre, wie du Dokumentenfristen, Geburtstage und Jubiläen aus der Digitalen Personalakte direkt in deinen Kalender übernimmst.
Worum geht es?
In einer Personalakte gibt es zahlreiche Dokumente mit Ablaufdaten: befristete Arbeitsverträge, Führerscheine, Gesundheitszeugnisse, Sicherheitsunterweisungen oder Aufenthaltstitel.
Wenn eines dieser Dokumente unbemerkt abläuft, kann das arbeitsrechtliche oder behördliche Konsequenzen haben.
Keybuki bietet eine Kalender-Integration, die alle bevorstehenden Ablaufdaten automatisch in Ihren bestehenden Kalender überträgt, egal ob du Microsoft Outlook, Apple Kalender, Google Calendar oder eine andere Kalender-App nutzt.
Wie funktioniert es?
Keybuki stellt einen sogenannten iCal-Feed bereit. Das ist eine dynamische URL, die du einmalig in deiner Kalender-App als Kalenderabonnement hinzufügen.
Dein Kalender ruft diese URL regelmäßig ab und hält die Einträge automatisch aktuell. Wenn ein neues Dokument mit Ablaufdatum hochgeladen wird oder sich ein Datum ändert, erscheint die Aktualisierung automatisch in deinem Kalender.
Du findest die Kalender-Integration in den Einstellungen unter dem Reiter „Kalender“. Dort kannst du einen persönlichen Kalender-Token generieren und den Feed mit einem Klick zu deinem bevorzugten Kalender hinzufügen.
Kalender einrichten
Keybuki bietet für die drei gängigsten Kalender-Apps direkte Buttons an, die den Feed automatisch hinzufügen:
Google Calender: Ein Klick öffnet Google Calendar und fügt den Feed als neues Kalenderabonnement hinzu. Die Fristen erscheinen als eigener Kalender, den du jederzeit ein- und ausblenden kannst.
Apple Kalender: Der Feed wird direkt in den Apple Kalender auf deinem Mac, iPhone oder iPad eingetragen. Die Synchronisation erfolgt automatisch über alle deine Apple-Geräte.
Microsoft Outlook: Der Feed wird als abonnierter Internetkalender hinzugefügt. Sowohl Outlook Desktop als auch Outlook im Web werden unterstützt.
Falls du eine andere Kalender-App nutzt, kannst du die Feed-URL manuell kopieren und in der „Kalender abonnieren“-Funktion deiner App einfügen. Die URL funktioniert mit jeder App, die das iCal-Format (RFC 5545) unterstützt.
Was wird im Kalender angezeigt?
Für jedes Dokument mit einem hinterlegten Ablaufdatum wird ein Kalendereintrag erstellt. Dieser enthält den Dokumenttyp, den Namen des Mitarbeiters, die Personalnummer und das Ablaufdatum.
Zusätzlich wird eine Erinnerung eingerichtet, die dich standardmäßig 14 Tage vor Ablauf benachrichtigt. So hast du genügend Zeit, eine Verlängerung oder ein neues Dokument zu organisieren.
Dokumente ohne Ablaufdatum oder unbefristete Verträge erzeugen keinen Kalendereintrag.
Wenn ein Dokument gelöscht wird oder eine neue Version mit einem anderen Ablaufdatum hochgeladen wird, aktualisiert sich der Kalender automatisch.
Sicherheit
Der Kalender-Feed ist durch einen individuellen Token geschützt, der ausschließlich deinem Mandanten zugeordnet ist. Ohne diesen Token ist kein Zugriff auf den Feed möglich. Die Daten werden nicht an Drittanbieter übertragen, deine Kalender-App ruft den Feed direkt von den Keybuki-Servern ab.
Falls du den Verdacht hast, dass Ihr Token kompromittiert wurde, kannst du jederzeit in den Einstellungen einen neuen Token generieren. Der alte Token wird dadurch sofort ungültig.