Eigene Dokumenttypen anlegen

Erfahre, wie du in der digitalen Personalakte eigene Dokumenttypen anlegst und dafür sorgst, dass Dokumente für diese Typen auch richtig erkannt werden.

Worum geht es?

Die digitale Personalakte von Keybuki enthält standardisiert 16 Ordner. Diese Ordner bilden die wichtigsten Punkte ab. Selbstverständlich gibt es aber auch Unternehmen, die spezifischere Ablageorte benötigen. Daher können Unternehmen hier eigene Dokumenttypen anlegen.

Welche Möglichkeiten gibt es?

Unternehmen haben die Möglichkeit, jeden Dokumenttyp anzulegen, den sie benötigen. Welcher Name verwendet wird, ist hierbei nicht wichtig. Die Angaben sollten dabei möglichst präzise sein, damit die automatische Erkennung auch für diesen Dokumenttyp gut funktioniert.

Um neue Dokumenttypen anzulegen, musst du zunächst in die Einstellungen gehen. Dort findest du den Tab Dokumenttypen. Oben rechts kannst du auf die Schaltfläche „Neuer Dokumenttyp“ klicken.

Danach öffnet sich ein Fenster, in dem du den Namen des neuen Dokumenttyps angeben, die technische Bezeichnung festlegen und vor allem Schlagwörter hinterlegen musst.

Bei den Schlagwörtern ist es wichtig, dass du genau bist. Je mehr und je präsiere Schlagwörter du angibst, desto besser funktioniert die automatische Dokumentenerkennung.