Mitarbeiter via CSV-Import aktualisieren

Erfahre, wie du bestehende Mitarbeiterdaten per CSV-Datei aktualisieren kannst und welche Felder dabei geschützt sind. Dies gilt für die Digitale Personalakte, für das Mitarbeiterportal und für die Zeiterfassung.

Worum geht es?

Der CSV-Import in Keybuki dient nicht nur dazu, neue Mitarbeiter anzulegen. Du kannst damit auch bestehende Mitarbeiterdaten ergänzen oder aktualisieren, beispielsweise wenn du nachträglich Abteilungen zuordnen, Bankverbindungen nachtragen oder Eintrittsdaten korrigieren möchtest. Keybuki erkennt dabei automatisch, ob ein Mitarbeiter bereits existiert, und entscheidet eigenständig zwischen Neuanlage und Aktualisierung.

Wie erkennt Keybuki, ob ein Mitarbeiter bereits existiert?

Der Abgleich erfolgt über die Personalnummer. Wenn eine Personalnummer aus der CSV-Datei bereits im System vorhanden ist, wird der bestehende Datensatz aktualisiert. Ist die Personalnummer noch nicht vergeben, wird ein neuer Mitarbeiter angelegt. Das funktioniert sowohl über den regulären CSV-Import als auch über den Import während des Onboardings.

Welche Felder sind geschützt?

Um zu verhindern, dass zentrale Daten versehentlich überschrieben werden, unterscheidet Keybuki zwischen drei Kategorien von Feldern.

Personalnummer, Vorname und Nachname sind vollständig geschützt. Diese Felder können nach der Erstanlage nicht mehr per CSV geändert werden, auch nicht absichtlich. Änderungen an diesen Feldern sind ausschließlich über die Einzelbearbeitung im Mitarbeiterprofil möglich.

Die E-Mail-Adresse nimmt eine Sonderrolle ein. Solange für einen Mitarbeiter noch keine E-Mail hinterlegt ist, kann sie einmalig per CSV gesetzt werden. Sobald eine E-Mail vorhanden ist, ist das Feld geschützt und kann nur noch über das Mitarbeiterprofil geändert werden. Das ist besonders nützlich für den typischen Ablauf in der Praxis: Du legst deine Belegschaft zunächst per CSV ohne E-Mail-Adressen an und pflegst diese später nach, entweder einzeln oder über einen zweiten CSV-Upload.

Alle übrigen Felder wie die Abteilung, Eintrittsdatum, Geburtsdatum, Steuerklasse, Krankenkasse, Bankverbindung, Adresse, Telefon, Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID und weitere werden aktualisiert, sofern in der CSV-Datei ein Wert dazu vorhanden ist.

Was passiert mit leeren Feldern in der CSV?

Ein leeres Feld in der CSV-Datei überschreibt niemals einen bestehenden Wert im System. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise bereits eine IBAN hinterlegt hat und das IBAN-Feld in der CSV leer ist, bleibt die bestehende IBAN erhalten. So kannst du problemlos eine CSV-Datei hochladen, die nicht alle Spalten enthält — es gehen keine Daten verloren.

Wenn du ein Feld bewusst leeren möchtest, ist das ausschließlich über die Einzelbearbeitung im Mitarbeiterprofil möglich.

Welche Pflichtfelder gelten?

Jede Zeile in der CSV-Datei muss mindestens Personalnummer, Vorname und Nachname enthalten. Zeilen, in denen eines dieser Felder fehlt, werden automatisch übersprungen. Nach dem Import erhälltst du eine Zusammenfassung, die anzeigt, wie viele Mitarbeiter neu angelegt, wie viele aktualisiert und wie viele übersprungen wurden.

Welches Dateiformat wird unterstützt?

Keybuki erkennt die gängigsten CSV-Formate automatisch. Semikolon, Komma und Tabulator werden als Trennzeichen unterstützt. Du musst nichts manuell einstellen. Zusätzliche Spalten, die Keybuki nicht zuordnen kann, werden ignoriert und beeinflussen den Import nicht.

Typischer Ablauf in der Praxis

Der häufigste Anwendungsfall sieht so aus: Im ersten Schritt lädst du eine CSV-Datei mit den Grunddaten deiner Mitarbeiter hoch, also Personalnummer, Name und gegebenenfalls Abteilung und Eintrittsdatum. Zu einem späteren Zeitpunkt ergänzt du die Datei um weitere Informationen wie E-Mail-Adressen, Bankverbindungen oder Steuer-IDs und lädst sie erneut hoch. Keybuki erkennt die bestehenden Mitarbeiter anhand der Personalnummer und ergänzt nur die neuen Daten, ohne die vorhandenen zu verändern.