Digitale Personalakte & Lohnabrechnung: So funktioniert der Datenaustausch ohne All-in-One-Software

Keine Medienbrüche! Keine weiteren Software-Lösungen! Alles aus einer Hand! Es gibt viele Versprechungen von großen Unternehmen wie P&I LOGA, weswegen KMUs sich zwingend für die All-in-One-Lösung entscheiden sollten. Eine Schnittstelle ist geradezu verpönt. Doch wieso sollte es falsch sein, Lohn- und Gehaltsabrechnungen über eine Schnittstelle in einer digitalen Personalakte zu integrieren? Womöglich gibt es sogar Vorteile?!

Wie funktionieren All-in-One-Lösungen?

All-in-One-Lösungen sind in der Regel über Jahrzehnte gewachsen und versprechen aufgrund der langen Tradition eine immenses Know-how. Dieses Know-how ist zweifelsohne vorhanden, allerdings stehen Strukturen, die über Jahrzehnte gewachsen sind, manchmal auch Innovationen im Weg.

Das führt nicht selten dazu, dass moderne Technologien wie der Einsatz von LLMs oder OCR-Technologie nicht zügig implementiert werden können, am Ende des Tages ein großes Effizienzhindernis. Beispielsweise können weder eine automatische Belegerkennung noch LLMs zügig implementiert werden.

Darüber hinaus stehen hinter All-in-One-Lösungen in der Regel riesige Teams, da jeder Fachbereich bestmöglich abgedeckt werden muss. Klingt gut, keine Frage, schlägt sich jedoch häufig auch im Preis nieder.

Spezialist gegen Generalist

Da Spezialisten sich in der Regel intensiver mit ihrem spezifischen Angebot auseinandersetzen, verfügen sie meist über einen technologischen Vorsprung. Dies ermöglicht es ihnen, modernste Softwarelösungen konsequenter zu nutzen und durch diesen hohen Automatisierungsgrad die Effizienz maßgeblich zu steigern.

Ein wesentlicher Vorteil von Spezialisten liegt in der tiefgreifenden Abstimmung der Implementierungsprozesse auf das jeweilige Kernprodukt. Betrachten wir ein Unternehmen, dessen Fokus auf der hochkomplexen Lohn- und Gehaltsabrechnung liegt: Aufgrund der Vielzahl an gesetzlichen Sonderfällen ist eine rechtssichere Einrichtung derart anspruchsvoll, dass klassische Testphasen oft nicht ohne Weiteres realisierbar sind.

Selbst wenn solche Anbieter Zusatzmodule wie eine digitale Personalakte oder ein Bewerbermanagement führen, bleibt die gesamte Systemarchitektur meist starr auf die Payroll-Logik ausgerichtet. Dies führt dazu, dass Interessenten diese Tools kaum isoliert testen können und deren Nutzung oft nur im Verbund mit dem Hauptprodukt sinnvoll erscheint.

Zwar liegt der Schluss nahe, dass eine All-in-One-Lösung bei Bedarf an allen Modulen die beste Wahl sei, doch der Teufel steckt im Detail. Spezialisierte Payroll-Software verzichtet oft bewusst auf Funktionen wie eine integrierte Belegerkennung (OCR), da diese für die reine Entgeltabrechnung zweitrangig ist. In der Folge müssen Dokumente in der angeschlossenen Personalakte jedoch häufig mühsam händisch gepflegt werden. Während die All-in-One-Lösung somit oft den vermeintlich einfacheren Weg darstellt, erweist sich die Vernetzung spezialisierter Best-of-Breed-Systeme meist als der deutlich effizientere Pfad.

Funktionsvergleich: Digitale Personalakte