Die Suche nach der perfekten digitalen Lösung für Gehaltsabrechnungen und interne Kommunikation endet oft bei einem Mitarbeiterportal. So weit, so gut. Doch kurz vor dem Ziel zögern viele Entscheider: Ist ‚es wirklich zumutbar, Mitarbeitern vorzuschreiben, dass sie ihr eigenes mobiles Gerät nutzen sollen? Dabei wird allerdings oft übersehen, dass genau diese private Nutzung der Schlüssel ist, um die Akzeptanz zu maximieren und die digitale Transformation spürbar zu beschleunigen.
Das eigene mobile Endgerät oder BYOD (Bring Your Own Device)
Es mag für den ein oder anderen erstaunlich sein, dass dieses Phänomen bereits bekannt und untersucht ist. Wenig erstaunlich ist allerdings, dass dafür bereits ein Synonym gefunden wurde. Solange Probleme keine englischen Beschreibungen haben, sind es nämlich eigentlich gar keine Probleme.
Suchst du also nach Lösungen für dein Problem, möchten wir an dieser Stelle dazu raten, nach „Bring Your Own Device“ zu suchen. Du wirst wesentlich mehr Beiträge dazu finden als zu der deutschen Übersetzung.
Tatsächlich liefern die Ergebnisse äußerst interessante Einblicke in die Einstellung der Belegschaft. Vor allem nehmen sie Unternehmen die Sorge, dass die Nutzung privater Geräte auf breite Ablehnung stoßen könnte.
Die Mitarbeiter ohne Schreibtisch, aber mit Mitarbeiterportal
Eigentlich sollten sich Unternehmen gar nicht fragen, ob sie ihren Mitarbeitern sagen können, dass sie ihre eigenen Geräte nutzen können. Es sollte vielmehr klar gemacht werden, dass man Mitarbeitern nicht verbietet, ihr privates Smartphone zu nutzen.
Sehr anschaulich wird der Unterschied bei Mitarbeitern, die keinen Schreibtisch und dadurch meist auch keinen Zugang zu Laptops oder Desktop-PCs haben. Dementsprechend haben sie kein Slack oder Teams und in vielen Fällen auch keine berufliche E-Mail-Adresse. Wie sollte man es also schaffen, mit diesen Mitarbeitern genauso schnell in Kontakt zu treten wie mit den Mitarbeitern, die einen digitalen Zugang haben?
Hier bietet sich ein Mitarbeiterportal an, das maximale Flexibilität bei den Login-Daten lässt. Ob Mitarbeiter ihre geschäftliche oder private Mail-Adresse nutzen, ist zweitrangig. Nach der einmaligen Registrierung haben die Mitarbeiter vollen Zugriff und können ihren Account sowie ihr Passwort eigenständig verwalten.
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Wissenschaftliche Erkenntnisse zu BYOD
Laut einer Forbes-Studie fühlen sich 49 % der Mitarbeiter produktiver, wenn sie ihre eigenen mobilen Endgeräte nutzen können. Der Grund ist simpel: Die meisten Mitarbeiter besitzen einfach kein Firmenhandy, das private Smartphone ist allerdings allgegenwärtig und Mitarbeiter müssen im Umgang mit den eigenen Smartphones nicht mal geschult werden.
Diese Ansicht teilen 82 % aller Arbeitnehmer. Das Smartphone ist heute ein zentraler Hebel für die betriebliche Produktivität. Wichtig ist dabei jedoch die Wahl der richtigen Tools. Während Messenger wie WhatsApp aus Datenschutzgründen kritisch zu betrachten sind, bietet ein DSGVO-konformes Mitarbeiterportal die nötige Sicherheit. Letztlich zeigt die Praxis: Die meisten Nutzer finden sich in einer intuitiven App deutlich schneller zurecht als in klassischen Browserlösungen.
Außerdem besitzen auch alle Mitarbeiter, die keinen eigenen (beruflichen) Schreibtisch besitzen, ein eigenes Smartphone. Endlich kannst du also all deine Mitarbeiter auf demselben Weg erreichen und musst dabei keine Sorge mehr haben, dass sich Mitarbeiter ohne Schreibtisch als Mitarbeiter zweiter Klasse fühlen.
Im Übrigen: Die Alternative ist entweder eine analoge Zustellung von beispielsweise Gehaltsabrechnungen (teuer). Oder aber du informierst weiterhin die Verwaltungsangestellten digital und hoffen, dass deine Mitarbeiter in der Produktion oder in der Logistik das schwarze Brett sehen.
